Votre soirée doit être la plus belle. Pour celà vous devez gèrer son organisation, mais nous ne sommes pas tous égaux face à cette tâche qui quelquefois peut être fastidieuse... Sachez tout d'abord que vous ne pouvez pas tout faire et tout gérer par vous même, sinon vous risquez d'être bien fatiqué et ne pas profiter pleinement de la soirée et de vos invités...

Vous trouverez ci dessous quelques points qui pourront peut être vous éviter bien des pièges :

LA SALLE :

- Vérifiez qu'elle peut bien contenir le nombre d'invités prévus, hélas bien des fois les propriétaires des lieux surestiment la capacité des locaux
- Vérifiez le nombre de prises électriques disponibles, leur qualité (visuellement) et leur accessibilité
- Certaines salles ont un limiteur sonore, renseignez vous sur son fonctionnement et comment le réamorcer en cas de problèmes
Dans certaines salles, ce limiteur sonore est véritablement mal réglé : un applaudissement de vos invités peut couper la sono...
- Ventilation (en été) ou chauffage de la salle (en hiver)
- L'accès au compteur électrique et aux fusibles en cas de problèmes
- Repérez où se trouvent les interrupteurs, afin de pouvoir éteindre et allumer facilement la salle selon les différents moments de votre soirée
- L'état des sanitaires et les fournitures (savon, papier toilette...)
- Quand pouvez vous récupérer les clés et quand vous devez les restituer
- La qualité sonore de la salle (il suffit de taper des mains, voire crier), car si celle ci fait de l'écho vous risquez d'être décus..
- En cas d'un vin d'honneur ou d'un apéro à l'éxtérieur, il y a t'il un moyen de repli si il fait mauvais temps ?
- Avez vous le droit d'accrocher des ballons ? tendre des tissus ? décorer la salle ?
- Devez vous restituer la salle propre ou le service de nettoyage est t'il compris dans le prix de la location ?
- Lors de votre plan de table, privilégiez les jeunes près de la piste de danse et les séniors au fond de la salle afin de ne pas les perturber par le volume sonore

LE TRAITEUR :

- Certains traiteurs font gouter leurs plats lors de votre premier rendez vous, le bouche à oreille ou votre expérience est aussi à privilégier. Quelque fois rechercher un prix et négliger la qualité est un risque..
- A quel heure le traiteur finit sa prestation ?
- Est ce qu'il vous laissera des verres une fois son départ (si si ça arrive qu'à 2 heures du matin, plus personne ne peut boire même de l'eau...)
- N'oubliez pas de le remercier publiquement lors de la soirée (bien sûr si il a bien fait son travail :-) )

LA SONORISATION :

- Jusqu'à quelle heure les sonorisateurs sont prêts à rester ?, les prestataires demandant une rallonge après une certaine heure sont à proscrire : ils metteront tout en oeuvre pour faire trainer les choses...
- A quelle heure le DJ va arriver, sera t'il prêt lorsque les invités seront là ? (en effet il est très désagrable qu'un montage s'effectue en présence du public, celà ne fait pas très professionnel...)
- Même si le DJ vous a assuré qu'il avait les titres que vous avez demandé, celà ne fait pas de mal de lui apporter les CD, on ne sait jamais, certains ont fâcheuse tendance à oublier ou n'en font qu'à leur tête...
- Evitez que vos invités passent leur CD ou musique au DJ sans votre autorisation (je me suis retrouvé une fois avec un CD de Marylin MANSON dans une soirée Jazz...)
- Si votre soirée est un mariage ou un anniversaire, le sonorisateur doit être discret et ne pas faire trop de pub
- N'hésitez pas à interpeller la sono si le son est trop fort ou si la voix de l'animateur est inaudible
- N'hésitez pas à signaler à l'animateur qu'il parle trop... de même d'ailleurs si il ne parle pas assez...

VOS INVITES :

- Faites attention aux enfants livrés à eux mêmes, courant et criant dans la salle, sautant sur la scène... l'un d'entre eux risque de se faire mal. Un accident est vite arrivé et peux gâcher une soirée.
- Personne ne doit être sur la scène ou près de la sono à cause des risques d'accidents
- Les problèmes qu'ils soient familiaux ou non se résolvent mieux à l'abri des regards indiscrets (c'est à dire hors de la salle et surtout hors de la piste de danse)
- Peut être qu'un de vos invités est un bon DJ et qu'il voudra peut être passer derrière les platines. Dans certains cas le DJ que vous avez employé acceptera avec votre autorisation de laisser quelques minutes la sono à votre invité. Cependant :
- Assurez vous que votre invité ne profitera pas trop de l'occasion et qu'il saura s'adapter aux désirs de vos autres invités (du mix Trans Hard Core en plein mariage risque de faire fuir par mal de monde)
- Sachez que votre responsabilité civile est engagée lorsque l'un de vos invités se trouve derrière la sono...
- Un invité sachant chanter ou jouer de la guitare... super ! soit, mais si il vous fait du Tino Rossi pendant deux heures vous risquez fortement de compromettre votre soirée...